Le responsable du planning ou de la planification gère les moyens techniques et humains d'une société de prestations techniques (postproduction image et son, location de matériel cinéma et audiovisuel, location de studios, activité de captation de flux audiovisuel, vidéo mobile, exploitation de régie de diffusion pour le compte de tiers) dans le but d'une exploitation optimale des moyens. Le cas échéant, il complète les moyens propres de la société par l'engagement de moyens complémentaires, en fonction des besoins des productions. Dans ce cadre, il peut s'appuyer sur un service logistique en cas de besoin de matériel et sur des assistants ou des chargés de production en cas de besoin de recrutement de personnel supplémentaire.

Description du métier

(Chargé de planning, responsable de planification, responsable ordonnancement)

Dans de nombreuses sociétés de prestation technique, une personne s'occupe du planning des prestations. L'attribution des moyens (techniques et humains) se décide soit sur une demande du client (pour une prestation précise), soit lors de la mise en place d'un « workflow », c'est-à-dire d'une succession de prestations techniques pour la fabrication d'un produit plus complexe. Le responsable du planning participe souvent aux réunions de décision (parfois appelées réunions de fabrication) afin de permettre une bonne planification des prestations.

Il doit faire en sorte que les capacités techniques de la société soient optimisées au maximum pour permettre de rentabiliser les équipements. Il est de même pour les techniciens salariés de la société, qui doivent exécuter une activité continue dans le cadre de projet souvent discontinue. Quand les demandes de clients dépassent les capacités, ou quand une production nécessite l'utilisation d'une machine, il va être en charge de trouver une location. Il est également souvent chargé de contacter ou de faire contacter le personnel technique complémentaire, soit pour compléter l'équipe de la société, soit pour trouver des compétences et savoir-faire particuliers. Il fait souvent le bilan de l'utilisation des moyens techniques et humains :

  • À la fin d'une production client
  • Bilan mensuel pour la société

Domaines d'activités principaux

ACTIVITÉ 1

Gérer le planning des moyens techniques

ACTIVITÉ 2

Gérer le planning du personnel technique

ACTIVITÉ 3

Faire des bilans d'utilisation des moyens

SPÉCIFICITÉS

  • Postproduction son et/ou image
  • Location de matériel cinéma et audiovisuel (machinerie, lumière, camera, prise de son, véhicules de tournage …)
  • Prestation de captation de programme TV dit de « flux » (événement sportif, concert, émission de plateau : variété, jeux etc.)
  • Location de studios de tournage

ACTIVITÉ 1

Gérer le planning des moyens techniques

Description

La plus grande partie des sociétés des industries techniques de l'audiovisuel proposent des prestations et services techniques aux clients. Ils disposent des moyens techniques qui constituent leur offre de service. Dans le cadre de ces sociétés, le responsable du planning attribue les moyens techniques (salles et matériels de montage, de mixage, salles de trucages, matériel cinéma, flotte de moyens de vidéo mobile etc.) à la demande des clients. Ceux-ci ont besoin de trouver une prestation « simple » pour une durée déterminée : le responsable du planning va donc, selon les disponibilités, leur attribuer un local avec l'outil demandé.

Pour d'autres clients, la demande de prestation est parfois plus complexe : le client fait alors une analyse de son projet avec un responsable technique de la société (directeur technique, conseiller technique …). Ensemble, ils décident d'un processus de production (« workflow ») avec différents étapes et outils techniques. Le responsable du planning participe en général à cette réunion pour noter les phases de production et réserver les salles techniques retenues. Si nécessaire, il va également s'occuper de louer des outils complémentaires. Certaines entreprises sont dotées de services logistiques, qui réalisent cette mission. L'activité de gestion du planning n'est pas toujours aisée : elle est soumise aux aléas de la production audiovisuelle. Les changements et modifications du planning sont fréquents, suite aux désistements de clients etc. Le responsable du planning est alors tenu à réajuster le planning, en particulier dans le but d'optimiser l'utilisation des moyens techniques de sa société.

Compétences liées à l'activité

  • Établir et optimiser le planning des moyens techniques
  • Gérer des plannings de façon dynamique en fonction de l'évolution des demandes
  • Être capable de prévoir et anticiper

Connaissances nécessaires

  • Bonne connaissance des outils installés à la société
  • Bonne connaissance des outils et moyens techniques disponibles sur le marché
  • Savoir concevoir un processus de production pour une œuvre ou un programme audiovisuel

Savoir-faire techniques

  • Utilisation des outils informatiques bureautiques
  • Utilisation de progiciels dédiés à la planification
  • Notions de gestion de projet
  • Bonnes connaissances de l'outil technique de l'entreprise

Savoir-faire relationnels

  • Bon relationnel avec les différents services de l'entreprise et du personnel externe (intermittent, prestataires)
  • Bon relationnel avec des personnes en charge de la location ou de l'exploitation de matériel et machines

ACTIVITÉ 2

Gérer le planning du personnel technique

Description

Parallèlement à la planification des moyens techniques, le responsable du planning doit mettre ou faire mettre, via un service dédié, en corrélation ces moyens avec le personnel technique qualifié. Pour les moyens techniques de la société, le responsable du planning tâche de placer en priorité les techniciens salariés de la société, en fonction des compétences et savoir-faire nécessaires. Il doit régulièrement compléter le personnel technique par des intervenants extérieurs : soit parce que les heures de fonctionnement dépassent les horaires de travail des salariés, soit parce qu'un travail demande l'intervention avec des compétences pointues Le responsable du planning doit donc disposer d'un fichier important de personnes qui peuvent intervenir en fonction de leurs qualifications.

Pour certains travaux pointus, le client peut parfois demander un intervenant particulier. La difficulté du responsable du planning est le fait que les plannings établis sont souvent « en mouvement », ce qui l'oblige à des ajustements fréquents. Si au niveau des moyens techniques, cela ne pose pas trop de problèmes, il est plus délicat de déplacer les personnes censées intervenir dans le temps.

Compétences liées à l'activité

  • Gérer le planning du personnel technique, en respectant le code du travail
  • Optimiser, dans un cadre opérationnel, l'organisation des ressources humaines

Connaissances nécessaires

  • Droit du travail, notamment les règles encadrant les durées du travail

Savoir-faire techniques

  • Utilisation des outils informatiques bureautiques
  • Utilisation de progiciels dédiés à la planification

Savoir-faire relationnels

  • Très bon relationnel avec l'ensemble des salariés

ACTIVITÉ 3

Faire des bilans d'utilisation des moyens

Description

Le responsable du planning est tenu à faire régulièrement des bilans des travaux réalisés. En général, à la fin d'une production, il établit un décompte du temps passé pour les différents outils et le personnel technique ayant travaillé sur cette production. Ce bilan est validé par le responsable de production du client, avant d'être transmis aux services de facturation de la société.

Il établit également un bilan d'utilisation des outils de la société (en général au mois), ainsi que le temps de travail du personnel.

Il doit également être en contact avec le service du personnel pour pouvoir gérer les horaires et congés des techniciens salariés, afin d'organiser au mieux leur remplacement.

Compétences liées à l'activité

  • Établir un bilan d'utilisation des moyens techniques et humains d'une production
  • Faire le suivi d'utilisation des moyens de production internes

Connaissances nécessaires

  • Savoir-faire un reporting sur l'utilisation et la disponibilité des ressources

Savoir-faire techniques

  • Utilisation des outils informatiques bureautiques
  • Utilisation de progiciels dédiés à la planification

Savoir-faire relationnels

  • Gestion des tensions entre services
  • Bonne prise en compte des clients internes

Conditions d'exercice

Le travail du responsable du planning est en premier lieu un travail sédentaire dans un bureau. Il utilise un poste informatique. Ses horaires de travail sont en général réguliers, mais dans certains secteurs ces horaires peuvent être étendus. Le travail nécessite une grande capacité d'adaptation et une bonne flexibilité : les plannings sont souvent modifiés, ce qui entraîne des répercussions dans la planification à suivre. Une parfaite connaissance du mode de fonctionnement des services de l'entreprise est nécessaire. Il est doté d'un bon relationnel et fait preuve de tact dans ses relations avec les autres salariés de l'entreprise.

Relations professionnelles

Le responsable du planning collabore essentiellement avec la direction de la société et son personnel technique.

Ses relations clients « interne », sont en particulier les responsables de service ou les chargés de production et/ou les producteurs.

Responsabilités

Le responsable du planning veille à une gestion optimisée des moyens humains et techniques de la société pour laquelle il travaille. Dans son travail d'organisation, il respecte le temps de travail des salariés de la société (aussi bien permanents que salariés intermittents).Il est le garant du respect de la réglementation du travail.